第一节公文写作概述

    一、公文写作是代机关立言

    公文写作,，是指公文的起草与修改，是撰写者代机关立言，体现机关领导意图和愿望的写作活动。

    公文姓“公”，公文的内容必须与法定机关与组织的公务活动相关，公文写作是为法定机关与组织行使职权、承担义务，开展公务活动而进行的一项重要工作。因此，公文写作不是公文撰写者个人的私事，也不是出于公文撰写者个人的主观感受，而是出于机关领导集体的意图和愿望，出于工作需要，是领导机关集体意志的体现。

    目前，在国家机关、社会团体和企事业单位中，一些质量很差的公文时有出现。或错用文种，或逻辑混乱，或词不达意，或格式不规范，有的甚至与党和国家的方针政策或本机关领导意图不符合，这些情况的出现，必然降低机关单位的工作效率，甚至造成不良影响，产生严重后果。它不仅会损害发文机关的声誉，而且会造成工作上的混乱,给国家和人民利益造成损失。因此，公文撰写人员必须正确认识公文写作的意义，认清社会责任,认真履行职责，写出高质量的公文来。

    公文写作包括起草初稿、讨论修改形成送审稿的整个过程

    1、起草初稿。起草初稿是指构思基本完成后动笔行文，写出公文初稿的具体过程。它是根据机关工作的实际需要，用规范、简洁的文字准确地表达既定主旨，把精心构思的布局转化为实际文字篇章的工作。

    在公文起草实践中，起草公文的任务可以由一人承担，也可以由多人承担，这主要决取于公文的重要程度和机关的文书人员队伍条件。一般说来，公文起草的组织可以分别采用以下三种形式:

    (1)由一人准备、选取材料并构思布局直至拟写成文。一些小型公文，如简报、便函、事务性通知，或是基层单位的文件,)多采用这种形式，其主要优点在于集中在一人之手，可以全局在胸，思路开阔，一气呵成。但对于一些较为重要的、篇幅较长的公文来说，这种封闭型起草形式也存在诸多缺点，如人单力薄、精力分散;在材料取舍、观点提炼和角度选取上，往往易受个人视野和素质的限制;写作效果因人而异，写作质量难以保证。

    (2)由多人共同讨论、构思和准备材料，最后由一人执笔起草。在公文写作中，集体构思一人执笔是运用最普遍的基本组织形式。公文写作人员各有各的长处。如实施多人构思，一人执笔的开放型起草形式。能扬长避短，使文稿思路开阔，观点新颖，角度得体，真正成为凝聚集体智慧的结晶。执笔人的选定非常重要，参加构思的众人之长只有经执笔人领悟，综合锤炼才能真正得到体现因此执笔人要善于全面听取各方意见，敏捷的抓住闪光点，但又不能安于记录和代笔，把各种不同的见解通通搬进门岗，造成主旨不明确，要求不统一，风格不协调。

    (3)由起草小组共同酝酿，多人分工执笔，一人统稿贯穿成文，重要会议的报告、总结，重大的方针政策性决定、决议。布置全局性工作的指示，由于其涉及面广，篇幅大，文字水平要求高，因此，往往由领导机关的秘书部门牵头，吸收各有关业务主管部门文书人员参加，组成起草小组打团体战。分工起草必须注意紧密联系，互通情报，确保全文思想一致，内容协调，风格统一。

    2.讨论修改。讨论修改是指对初稿做进一步加工直到形成送

    审稿的过程。它是公文写作过程中一个重要的环节，是整个公文写作不可分割的一部分。修改贯穿于公文写作全过程，立意时反复推敲与锤炼，布局时反复构思，起草时精雕细琢，都是修改的体现。在这里，主要是指对公文初稿形成之后的修改。

    “善作不如善改”，好的公文往往是改出来的。起草的初稿只是一个粗糙的毛坯。公文写作者，无论经验如何丰富，才思如何敏捷，撰写中往往受到诸多主客观因素的限制，或材料不全，或业务不精，或意不称心，或文不逮意，难以做到尽善尽美。因此，起草人必须本着对事业高度负责的精神多读多看，反复琢磨。此外，还应该充分发挥集体智慧，对初稿进行讨论，多方听取和征求修改意见，然后再进行修改，使公文不断地趋于完善。

    二、发挥公文效用,把好公文质量关

    各级机关以及企事业单位做好了公文的起草工作，并不等于就做好了业务工作。但是，从党和国家的大政方针到各方面的具体事务，大都要靠公文来传达和交流。所以，各个机关、单位必须认真提高公文质量，才有做好业务工作的可能。也就是说，公文质量直接关系到机关的工作效率问题,关系到党和国家方针政策的贯彻执行问题，关系到公文本身发挥效用的问题。

    公文质量主要体现在公文的思想内容与文字表达两个方面。

    1.在思想内容方面,应该政策性强、针对性强、科学性强所谓政策性强，就是要求政治上正确、思想观点正确，准确地宣布、传达、体现党和国家的方针、政策的精神。政策性是衡量公文质量的重要条件。所谓针对性强，就是要求有的放矢，切中要害;分析情况全面深入，精辟透彻;提出问题，符合实际;解决矛盾,切实可行;指导工作，卓有成效。所谓科学性，就是反映工作的实际情况和客观规律，敢于实事求是，能够及时正确地提出问题、分析问题和解决问题，经得起时间的考验，经得起实践的检验。

    2.在文字表达方面,应该结构严谨、语言精当、行文规范。所谓结构严谨，是指章法问题、布局谋篇的问题。这就要求主次分明、条理清楚，重点突出、衔接自然，联系紧密、完整划一。所谓语言精当，是指运用语言要精确、简明、贴切、恰当、既要符合语

    法、修辞和逻辑的要求，又要恰如其分地表达内容。所谓行文规范，是指公文的文种、格式等都由国家统一规定。文种选用要正确，格式要符合要求，文字要规范，书写要清楚，标点要正确，文面要整洁。

    公文质量与公文效用关系密切。公文效用是指公文对于机关公务活动所起的作用。具体说来，公文作为国家管理的工具，可以起到领导和指导作用、法规和准绳作用、沟通和联系作用以及依据和凭证作用。公文质量的好坏，直接关系到公文效用的发挥。一篇公文，如果在内容上脱离实际，言之无物，政治性不强，甚至违背客观规律，那就不便于贯彻执行，难以发挥公文应有的效用。如果在形式上乱用文种，词不达意，行文缺乏规范性，虽洋洋数千言，也会严重影响公文的正常运转和正确处理，降低办事效率。

    决策机关的公文更应注重质量。决策机关的公文，无论是对于方针政策的制定、宣传和贯彻，还是对于具体工作的组织、计划和安排，都是对下级机关实施领导、指导责任的重要工具和手段。如果我们在公文撰写过程中不能准确地表达领导意图，而是粗枝大叶，错漏紊乱，那不仅使决策机关工作效率降低，还会给决策机关工作带来许多麻烦和困难，使决策机关的威信受到严重损害。

    总而言之，为了更好地发挥公文效用，就必须在公文写作上严格把好质量关。每一位公文撰写人员都必须认清职责，注重撰写公文的质量。因为，公文写作确实是一项思想性、政策性、业务性都很强的工作，是一项非常严肃的工作。

    三、机关领导要亲自动手撰写重要公文

    我们党和国家历来十分重视公文的撰写工作。在革命战争年代，毛同志经常为党政军机关起草重要文件，同时还要求各级领导也这样做。在他专门为党内起草的《关于建立报告制度》一文中指出:“各中央局和分局，由书记负责，每两个月，向中央和中央主席做一次综合报告。报告内容包括该区军事、政治、土地改革、整党、经济、宣传和文化等各项活动的动态，活动中发生的问

    题和倾向，对于这些问题和倾向的解决方法。”"并强调指出，党美领导干部在向中央写报告时必须“自己动手，不要秘书代劳””

    如前所述，公文是为机关立言的，它代表了机关的政策水平业务水平乃至整个领导水平。对于这样一项重要工作，必须加强领导，必要时领导人要亲自动手。各级机关应根据文稿的重要程度确定好撰写人员。一般说来?属于机关日常工作的公文，由文秘人员或业务部门的办事人员执笔起草，然后由部门负责人、机关的主管领导人审核、签发。对于一些重要的指挥性、指导性、规范性公文的文稿，要由秘书部门或业务部门的负责人起草，有的应由机关负责人亲自起草。

    领导干部亲自动手起草重要公文是领导工作中的原则性问题。1981年5月7日，中共中央在《关于各级领导干部要亲自动手起草重要文件，不要一切由秘书代劳的指示》中指出:“目前也有一些领导干部，工作不用脑筋，成天忙于批条子，应付门市，他们不仅在准备自己领导范围内的重要文件时，不动手，并且连自己的讲话、报告以至日常工作的指示，也不动脑，不动手，不提出基本的思想内容，一切由秘书或别的人代劳。他们这样做，实际上是放弃了自己的领导责任，严重地损害了党的领导作用和领导威信。”同时强调:“各级领导干部亲自动手起草重要文件，这不是技术性的问题，而是领导工作中的原则性的问题。”

    第二节公文写作的特点与要求

    一、公文写作的特点

    公文写作同写其他类文章一样，应该讲究质量，注重效用。

    公文写作又不同于其他种类文章的写作，而是有其鲜明的特点。.主要特点表现在以下几个方面:

    1.被动写作，遵命性强。公文写作不是写诗、写小说，往往不是凭撰写者个人的兴趣、意志决定的，而是在机关或组织的领导授意之下以被动的方式进行的。也就是说，公文写作是代表机关组织领导说话的，领导的意图就是公文写作的内容，具有较强的遵命性，不能随心所欲，独出心裁，自搞一套。因此，撰写者必须严格遵照机关领导的意图进行写作，万万不可自以为是，自作主张，更不能凭兴趣意气用事。

    2.对象明确,针对性强。一般说来，小说、散文、诗歌等文章的写作，往往不考虑特定的具体的阅读对象，谁在看，作者不一定知道。而公文写作则不同，它有鲜明的针对性，其受文对象，即写给谁看的问题是十分具体明确的。没有特定的受文对象，公文的内容就失去了特定的针对性。如果在一份请示中没有明确的受文对象，所请求的事项就不可能得到批复，就解决不了任何问题，也就失去了请示的意义。因此，公文写作必须明确受文对象，公文内容应当具有针对性。

    3.集思广益，群体性强。公文写作往往受撰写者个人眼界、水平与能力的制约，难以做到尽善尽美。就写作过程而言，要求集思广益，发挥群体优势。相互启发，拓宽思路，求同存异，反复协商，充分调动和发挥每个写作人员的积极性、主动性和创造性，扬人之长，避人之短。公文写作不是撰写者个人行为，一般不具有个人风格，而表现为一种文体风格，所以说，公文是集体智慧的结晶，这就是写作过程的群体性。

    4.决策之作,政策性强。我国党政机关是以层级制为主的体系结构，各级领导机关制发的公文是用以传达党和国家的方针、政策、意图以及各项具体决策的。通过制发公文，来领导和指导各地区、各部门和各单位的工作，又要为基层解决实际问题。因此，公文的内容既要符合党和国家的方针政策，又要提出便于基层执行的政策。下级机关和基层单位必须根据公文的原则和意图，结合自身实际严格执行。同时，还要注意政策规定的制约，因而，必须注意

    与各方面的政策规定相一致，防止互相抵触。这对维护党和国家的权威，保证各项工作的正常运转，取信于下级和人民群众是十分重要的。

    5、急迫之作,时效性强。公文是为解决现实问题而写作的,往往是对重大事故做出决策，对即将出现或已经出现的问题提出解决办法和处理意见。有些公文由于情况紧急，时间要求相当严格，如关于部署抗洪救灾的指示或通知，应该快写快发，如果灾害发生再行文，那后果就不堪设想。遇到紧急情况需向上级报告或向下级传达的，更应争分夺秒，及时将文件制发出去。在当前经济建设中，信息的传递,决策的贯彻，都有极强的时间要求，应当抓住机遇,及时处置，错过时机就会造成经济上的损失。编写会议简报,整理会议纪要，往往是立刻就要。因此，公文写作往往是对制定和执行决策及处置措施进行快速反应的活动，要求撰写者才思敏捷、下笔迅速，写得既快又好。力求解决问题及时，处理工作迅速，注重时效，提高工作效率。

    应当指出的是，公文写作的时效性特点还要求要适时。并不是说任何公文都要快写快发，有些公文政策性强，敏感度高，如利率调整、工资改革等，写迟了不行，发早了也不行。公文写作人员必须根据公文缓急程度，在规定的时间内完成。

    6、讲究格式，规范性强。公文在长期的使用过程中，相袭沿用，久而久之，渐成各自比较规范的固定格式。国家有关主管部门在此基础上对公文格式的规范化、标准化做了具体规定。各个机关制发公文都应当按照规定的格式，不能另搞一套。比如，公文的结构、附加标记都要讲求规范。公文版头、标题、正文、发文机关标识等在版面上如何安排，以及用字、用纸规格，都有统一的规定和要求，不可随意更改。

    二、公文写作的基本要求

    公文写作的上述特点，决定了公文写作的基本要求:

    1.要保证公文内容在政治上的正确性。作为传达、贯彻党和国家方针政策的重要工具，公文是党的基本路线和国家政策、法律、法规和规章的具体体现，是宣传群众、组织群众的依据和武

    器，因此、公文的撰写必须符合党的基本路线和国家的政策和法律、法规、必须在思想政治上同党中央保持一致。无论是制发有关全局性工作的公文，还是局部性工作的公文，都不能与党的路线、方针、政策和国家的法律、法规相抵触或相违背。凡是与其相抵触、相违背的文件，都必须坚决于以撤销。

    为此、公文撰写人员必须认真学习马、列主义、毛思想、邓理论和“三个代表”重要思想的基本原理、习新时代中国特色社会主义思想、不断地提高政治水平和理论修养。只有坚持用马、列主义、毛思想、邓理论和“三个代表”重要思想、习新时代中国特色社会主义思想的立场、观点和方法来分析、研究和解决问题,始终保持清醒的头脑，才能保证在撰写公文时不迷失方向、才能不断提高公文的质量，充分发挥公文的效用。

    2.要实事求是，在业务上符合客观规律。实事求是是我党的优良传统和思想路线的核心。党政机关及其所属业务部门的文件是

    否体现了实事求是的精神，不仅是衡量一篇公文内容好坏的重要标志，同时，也反映出一个领导机关、一个业务部门的思想、政策水平和工作作风。坚持实事求是，就是要一是一，二是二，有喜报喜，有优报忧,不搞实用主义，不投领导所好，不看领导眼色行事，要讲真理，说真话，准确地反映情况。对上请示工作、报告情况，要从实际出发，有的放矢，使发出的公文真正切实可行。那种脱离实际，搞“假、大、空”，欺上瞒下，虚报谎报等不良作风是我们必须坚决反对和自觉抵制的。

    公文写作在业务上必须符合客观规律。各行各业都有自己的专门业务，公文撰稿人和审稿人必须努力精通其本身的业务，熟悉本机关的职权范围，还要努力学习科技知识及其他相关的知识。很难设想，一个不懂业务的外行能够撰写出对机关业务工作具有重要指导意义的高质量的公文来。因此，我们要大力提倡和坚持调查研究，深入实际，实事求是。实践证明，要撰写出有分量的高质量的公文，必须努力地探索事物的客观规律，经常地分析研究新问题，及时掌握新情况。只有这样，才能抓住要害，提出的问题才有针对性，提出的意见和措施才能有效地指导工作。

    2.在文字表述上准确、鲜明、生动，符合语法与逻辑。语言文字是公文的第一要素。公文的宣事说理、表情达意都需要借助于文字才能发挥效用。因此，好的公文必须写得简洁、明白、准确生动，让人一看就懂。这样，才便于理解和执行，不至于出差错,早在1951年2月，中共中央在《关于纠正电报、报告、指示、决定等文字缺点的指示》中指出，撰写公文必须注意纠正“滥用省略、句法不全、交代不明、眉目不清、篇幅冗长”等常见的缺点,“使人便于阅读，发生极大效力”。

    公文写作还必须符合语法和逻辑。1958年，毛同志在《工作方法六十条》(草案)中指出:“文章和文件都应当具有这样三种性质:准确性、鲜明性、生动性准确性属于概念、判断和推理问题，这些都是逻辑问题。鲜明性和生动性，除了逻辑问题外,还有词章问题。现在许多文件的缺点是:第一，概念不明确;第二，判断不恰当;第三，使用概念和判断进行推理的时候又缺乏逻辑性;第四，不讲究词章。看这种文件是一场大灾难，耗费精力又少有所得。一定要改变这种不良的风气。”①这里说的准确性，就是要合乎逻辑。公文的概念、判断和推理要正确，合乎思维的规律。公文的鲜明性有两个方面的含义:一是观点和材料的统一;二是主题要突出。公文的生动性是指不仅在遣词造句上应当合乎文法，而且要有一定的修辞技巧，以增强公文的效果。

    4.公文起草要符合统一规定的体式与程序。公文的体式包括公文的文体、结构、附加标记和文面格式。公文撰写符合统一规定的体式是为了保证公文的完整性、正确性和有效性。为了适应现代化管理工作的需要，提高公文处理效率，建立和健全我国国家机关公文格式系统，简化和统一公文格式，准确有效地撰制、收集、传递和保存公文信息，党和国家有关部门都对此做了具体规定，其主要内容将在本书第三章详细论述。

    随着电脑等办公设备的日益普及，机关工作也日益需要办公自动化。办公自动化就是以公文处理的标准化为条件的，而符合公文

    格式的文件是公文处理标准化的基础。因此，必须要求文书工作人员根据不同的文种，按照公文格式的要求，写全公文结构的各个组成部分。

    公文起草必须符合规定的程序，一般说来，起草公文要经过交拟、起草、审核、签发等程序，然后印制发出。

    5、要注意选用书写的载体材料与字迹材料。一般说来，纸张是公文的主要载体材料。由于公文不仅具有传达意图、处理公务的现实执行性作用，还具有提供给今后工作查考利用的存史性作用。也就是说，机关工作中所形成的绝大多数公文，当它们的现实执行效用业已完成或者消失以后，对今后工作有查考利用价值的，都需要整理、归档、保存。其中，许多重要公文还必须长期保存或者永久保存。这样，我们在撰写公文时，就应当首先考虑到选用符合档案保护要求的纸张作为载体材料，才便于公文的长期保存或永久保存。

    撰写公文的字迹材料的选用，包括笔和墨水的选用。我们应该尽量使用毛笔和钢笔，不要使用铅笔和圆珠笔。墨和墨汁的主要成分是碳素，写成的字迹耐水、耐光、耐热、不易褪色，适于长久保存。纯蓝墨水和红墨水属于有机染料墨水，字迹鲜艳但不耐久，所以公文写作应当使用墨汁、蓝黑墨水和碳素墨水，不能使用纯蓝、红色墨水和其他质量低劣的墨水。

    第三节公文写作的步骤与方法

    公文写作的步骤与方法因写作目的与文种的不同而异。在此只简要地讲一讲公文写作的一般步骤和方法。

    一、明确发文主旨

    任何一份公文都是根据机关工作中的实际需要来撰写的，公文

    的主旨体现了机关领导意图和发文目的,它是公文的灵魂和统帅因此,在动笔之前,先要弄清楚发文的主旨,即公文的主题和发文的目的，通常包括以下内容:

    (1)公文的中心内容是什么?比如布置工作，提出主要抓哪些

    问题，指导思想是什么，解决问题的措施有哪些;又如汇报工作，打算重点反映什么问题，主要成绩及存在问题,下一步的打算;再如请求事项，拟请上级机关解决什么问题。

    (2)根据公文内容，准备采用什么文种。比如，汇报工作情

    况，是写专题报告还是写情况简报;针对下级机关来文所反映的问题，是写普发性的指示，还是在文件上写一个批示。

    (3)要明确公文发送范围和阅读对象。比如，是向上级汇报工

    作，还是向有关单位推广和介绍经验;是给领导、有关部门人员阅读，还是向全体人员进行传达。

    (4)明确发文的具体要求。比如，公文内容是只要求对方机关

    了解，还是要求对方机关给予答复或者批转;是要求对方贯彻执行，还是仅供对方参考。

    总之，明确了发文目的还必须考虑采用什么方式，主要阐述哪些问题，对发送和阅读对象的具体要求等。只有首先对这些问题做到心中有数，才能够落笔起草文件。

    二、收集有关材料

    明确发文的主旨后，就可以围绕发文主旨来收集有关材料，进行一定的调查研究工作。当然，并不是拟写每一份公文都要进行这方面的工作。例如，拟写一份简短的通知或通告，一般不需要专门做收集材料和调查研究工作，在明确发文主旨之后，稍加考虑就可以动笔行文了。但对于问题较为复杂、篇幅较长的文件，如工作计划、总结、规范性公文或政策性通知等，往往都要收集材料和进行调查研究。这项工作的主要内容有:

    (1)收集、阅读和研究有关的文件材料。比如，要拟写一份贯彻上级xx文件的通知。首先要对上级文件进行仔细阅读。

    认真研究，领会其精神实质，在文稿中才能全面、准确地体现其内容。

    2)

    深入下去，收集有关的实际材料。比如，写上面的贯彻性通知，除了掌握上级的文件精神外，还要对本单位的实际情况进行调查研究，收集和掌握一些实际材料，才能提出中肯的、有针对性的意见来。

    收集材料和调查研究是一个充分酝酿和进行构思的过程。不仅可使基本观点逐步深化和成熟，还可以收集到一些典型材料及有关的统计数据等，为文件的撰写打下一个比较坚实的基础。材料的收集必须做到真实、典型、适用、时效、真实是材料的生命，选取的材料如果不典型，就不具有代表性和说服力;适用性和时效性则更是公文具有的反映和解决现实问题、指导工作的价值所在。

    三、拟出写作提纲

    材料收集起来之后，对一些篇幅比较长的公文来说，还要拟写出一个写作提纲，对公文的结构先有一个通盘考虑，全面安排，将公文的主要背景、轮廓勾画出来，然后进行具体的起草工作。

    写作提纲的繁简程度可根据公文篇幅长短的具体情况而定。比如，对于一些篇幅不太长的公文来说，可以大体安排一下正文的结构，先写什么，后写什么，一共分成几个段落，几层意思等。这样，就可以将提纲写得稍微简单一点儿。对于一些篇幅比较长，又非常重要的公文来说，就需要拟写出比较详细的写作提纲:正文分成几个部分，每个部分要讲几个什么问题，这些问题要使用什么具体材料加以说明，等等。

    对于一些重要的领导性、指导性公文，在主要执笔人拟写出初步写作提纲以后，还可以召开某些会议进行讨论，充分地听取并且要收多方面提出的意见、进行修改补充，使写作提纲更加完善。

    四、认真起草正文

    有了一份好的写作提纲，就可以进行公文的起草工作了。首先是起草正文。正文的起草是公文撰写的重要步骤，应当注意以下问题:

    1.把握公文主题、选好、用好材料。公文的主题就是公文所

    要说明和解决的主要问题。公文的主题往往是经过领导确定或集体研究过的，这同其他文章的主题不一样。公文撰写人员的责任就是在行文中把握住公文的主题，把已经确定的主题突出出来，不可任意发挥和僭越。任何文件，写作时都要围绕一个明确的主题行文,要做到中心突出，主旨单一，即通常所说的“一文一事”。要鲜明地阐述公文的观点，开门见山，直述其然。要选好和用好材料，注意剪裁，详略得当。这就是说，在落笔之前，对材料进行精心筛选，量材适用，做到材料为公文主题服务，就一定能写出好的公文来。

    2.观点正确,情况确实。正文反映的情况、问题、数据都必须真实可靠，提出的措施和办法要切合工作实际，切实可行。

    3.内容涉及的有关部门要经过会商，取得一致意见。相关部门必须就公文相关内容进行协调商讨，以达成共识。否则，只会造成职责不清、分工不明，以致互相推诿，办事拖拉。

    4.文字表述要简练，交代问题要清楚。前面讲过，写公文要注意文字简练，反对那些累赘冗长的文字;但也不能为了文字简便省事，而不把要说的问题交代清楚明白，结果收文单位不明究竟,又要来文询问。因此，一般叙述性文字应当简练概括，而重点地方必须写得具体明白。对于人名、地名、机关名称、事物名称、年月日等都要写清楚，不要滥用省略或简称。对于重要引文要反复核对，做到准确无误。引用公文应当先引标题，后引发文字号。

    五、反复检查修改

    公文的起草一般都是在材料准备充分的基础上进行的，行文可以而且应当一气呵成，这样可以保证文气贯通，笔调一致。但是,文稿拟成之后，几乎没有不经过检查修改就成定稿送签的。所以说，凡是好的公文都是改出来的，尤其是那些重要的、篇幅大的公文，无不经过几上几下，讨论审议，反复琢磨，有的甚至经过数十次修改才能完成。邓同志在《对起草(关于建国以来党的若干历史问题的决议〉的意见》中说:“这个文件差不多起草一年多了，经过不晓得多少稿，1980年10月四千人讨论，提了很多很好的意见;在四千人讨论和最近四十多位同志讨论的基础上，又进行

    修改，反复多次。起草的有二十几位同志，下了苦功夫，现在拿出这么一个稿子来。”①毛同志在《反对党八股》中引用鲁迅的话:“写完后至少看两篇，竭力将可有可无的字、句、段删去，毫不可惜。”毛同志接着补充说:“鲁迅说‘至少看两遍’，至多呢?他没有说，我看重要的文章不妨看它十多遍，认真地加以删改，然后发表。”②公文是指导性、规定性和实用性都很强的一种书面材料，它要求表述准确、逻辑严密、行文流畅，更要不断修改，才能写出好的公文来。可见，重视文稿的修改，在修改上狠下功夫，的确是保证和提高公文写作质量重要和唯一的途径。公文的修改，应从以下几方面着手

    1.关于主题的修改。对公文主题要进行全面审视，看主题思想是否鲜明，主题论述是否集中，主题挖掘是否深刻，是否符合党和国家的方针政策和法律法规，是否符合客观实际以及所涉及部门的工作实际，材料与主题、内容与标题中的事由是否统一，等等。发现问题及时修改，不可马虎，只有将主题改好了，其他方面的修改才会有所依据。

    2.关于观点的修改。修改公文要考虑观点是否正确，表达有无问题。凡属思想感情不健康，看法不够全面，提法不够妥当，概念模糊，以及推理、论证不合逻辑的地方，都要进行修改。

    3.关于材料的修改。材料是公文的基础，有了正确的观点，还要通过恰当的材料表现出来。如果公文只有观点而无材料，或者有了材料而不能说明观点，或者材料过多而湮没了观点，都要对材料进行适当的修改。

    一般说来，在主旨正确的前提下，所用的材料都是事先经过认真选择的，但文稿拟成以后，仍需要检查斟酌，一是要看材料是否真实可靠，二是要看材料是否最适合表现主旨，三是要看材料是否典型、充实。不足的予以补充，可有可无的删去，不合适的则予以更换。材料中涉及的人名、地名、时间、情节、现状、后果等事件

    策性很强的工作。公文写得好与不好，不仅直接关系到公文效用的发挥，也是领导机关领导思想和领导艺术的直接反映。早在魏晋时期，曹丕在其《典论·论文》中指出:“盖文章，经国之大业，不朽之盛事。”把公文质量的优劣提升到国家前途命运的高度来认识。所谓“一言以兴邦，一言以丧邦”也并非危言耸听，公文写作的这种独特的地位和作用，决定了公文写作人员加强修养的重要性。

    公文是国家党政机关实施领导与管理的重要工具和手段。《条例》指出:“党的机关的公文，是党的机关实施领导处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。”《办法》也指出:“行政机关的公文(包括电报，下同)，是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。”

    因此，公文写作人员必须充分认识公文在国家管理活动中的重要作用，注重公文写作的质量。公文质量是公文效用的基础，公文效用是公文质量的反映，两者密不可分，具有一致性。当前机关文秘人员的现实状况不容忽视。总的说来，机关文秘人员的整体素质是适应我国社会主义现代化建设的需要的，但也存在一些令人担忧的现象。比如，思想政策水平、文字写作能力尚不尽如人意，办公拖拉、办事效率低的现象时有发生，必须认真加以解决。

    我们这里讲的公文写作人员，是从广义上来讲的，它不仅包括专职从事公文撰写的文书工作人员，还包括其他非专职文书工作的人员，如机关、部门的领导干部及其他有关人员等。上面我们讲到，机关领导要亲自动手起草重要公文，这不是技术性的问题，而是领导工作中的原则问题，正是从这个意义上说，我们讲公文写作人员要加强素质修养，也包括要求领导干部加强这方面的修养。

    二、公文写作人员应具有的修养

    公文写作人员的素质修养主要体现在以下几个方面:

    1.政治素质好

    政治素质好，就是要求公文写作人员必须具备较好的政治品质。首先要求具有明确的政治方向、坚定的政治立场、敏锐的政治

    洞察力和政治鉴别力，自觉地在政治上同党中央保持一致。其次要求严守纪律、严格遵守保密制度。公文写作必须符合机关领导集体的意图和愿望，公文写作人员必须坚决服从领导，要自觉地维护利促进领导班子的团结，决不能自以为是，阳奉阴违。公文大多具有一定的机密性，这就要求公文写作人员必须具有很强的保密观念,不该说的话不说，决不能卖弄“小聪明”，当“小广播”。公文要正确反映事物的本来面貌，这就要求公文写作人员要有实事求是的精神，一是一，二是二，不虚报，不浮夸。同时还要求把中央和上级的路线、方针、政策同本地区、本部门、本单位的实际结合起来，提出贯彻执行的具体意见和办法。

    2.有一定的政策理论水平

    公文写作是一项政策性、理论性都很强的工作，这就要求公文写作人员必须具备一定的政策理论水平。公文写作离不开政策的指导和保证，政策的实施效应与公文质量密不可分。在一定程度上，公文写作就是执行政策、依靠政策、理解政策、表达政策的过程。因此，公文写作人员必须要有较高的政策水平，并且是政策的自觉维护者和执行者。政治理论水平的高低直接决定公文写作的成败。较高的政治理论水平对提高公文写作人员正确的分析、综合、判断、推理、比较，抓住本质、辨别是非曲直的能力起着非常重要的作用。没有较高的政治理论水平，就写不好公文。

    3.熟悉业务和机关工作情况

    好的公文写作人员，应该熟悉本职业务，熟悉机关工作情况。如在行政机关从事公文写作，如果不了解行政机关的实际情况，又不懂行政管理的知识，诸如行政决策与执行、行政组织与领导、行政环境与行政职能等基本知识，就很难写出合格的行政机关公文。

    4.有较宽的知识面

    要写好公文，“非学识兼到者，不能胜任而愉快也”①。公文写作人员应当具有广博的知识，不仅要具有一定的社会科学知识和自然科学知识，还要紧紧围绕自己服务的单位部门和工作内容，熟悉

    业务和机关工作情况，努力拓宽知识面。如果知识面窄，或对所服务的工作缺乏应有的基础知识，写作起来就很可能闹笑话，甚至造成指挥不当，影响工作的正常进行。

    5.有较好的文字功底

    语言文字是公文的第一要素。，在公文中，言事说理，表情达意都需借助于文字才能发挥效用。因此，公文写作人员必须具有较好的文字功底。如有的公文繁杂冗长、拖泥带水，有的公文言之无物、味同嚼蜡--这些都是文字功底不扎实的表现。好的公文，应该主题鲜明，观点正确，论证合理，论据充分，使人一读就懂，一听就明，便于理解执行。

    三、公文写作人员加强修养的途径

    公文写作人员加强修养应从以下几个方面着手，

    1.与时俱进，勇于创新

    要具备上述的基本素质，决非一朝一夕之功。这就要有一个不断学习、不断实践、不断提高、不断创新的过程。具体来说，要成为新时期合格的公文写作人才，就应该不断地从思想政治上，业务水平上、学习上、生活上等各方面完善自我，要不断地迎接挑战，与时代同行，勇于创新，善于创新。在当前，我国社会主义建设正处于从计划经济向市场经济转型的时期，不断有新问题、新局面新举措、新成果出现，需要人们对它们不断地进行新的概括与总结。传统的内容虽然很有价值，但传统的方法是不受欢迎的。公文写作人员应该具有强烈的创新意识，与时俱进。如果拿不出新内容、新思路，找不出新角度，提不出新观点，写出来的公文自然是不受欢迎的。

    2.博览群书，增长知识

    前面我们讲到公文写作人员应该具备较宽的知识面。那么，如何做到这个“宽”呢?这就要求博览群书，不断地增长知识，努力建构合理的知识结构。

    所谓“开卷有益”，是说书本凝聚着前人和他人通过实践积累起来的智慧。公文写作人员要勤于、勇于、善于向书本学习。在阅读的过程中扩大知识面。读书要博，贵在持之以恒，细水长流，潜

    移默化;要克服急躁情绪，不能浅尝辄止，半途而废;要围绕公文写作这个中心，不能随心所欲，漫无边际地泛泛而读，否则，事倍而功半;还要脚踏实地，善于积累，才能水到渠成。

    3.深入实践，勤学苦练

    公文写作不只是一项文字工作，它来源于实践，又反过来指导实践。所谓“实践出真知”。只有深入实践，才能获得丰富的第一手材料，才能独具慧眼地挑选到内容真实的第二手、第三手材料，才能增长生活经验和丰富社会阅历，才不至于写出那种浮光掠影,蜻蜓点水式的公文。

    勤学苦练、锲而不舍、持之以恒，是一切技艺进入佳境的必由之路。公文写作也不例外，只有付出艰辛的劳动，才可能写出合格的公文。能否坚持勤学苦练，关键在于要树立为人民服务的崇高思想，只有这样，才能激发出勤学苦练的动力，才能在公文写作这一领域成就一番事业。

    练习思考题

    1.什么是公文写作?公文写作的组织可分哪几种形式?

    2.公文的质量主要体现在哪些方面?

    3.为什么说机关领导要亲自动手撰写重要公文?

    4.公文写作有哪些特点?

    5.简述公文写作的基本要求。

    6.公文写作的步骤是什么?

    7.公文的修改要抓住哪些主要问题?

    8.简述公文写作人员加强素质修养的重要性、内容及途径。